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L'événementiel

L’événementiel, c’est la création, la promotion, l’organisation, la gestion d’évènements à caractère culturel, sportif, touristique, politique, festif… Il rassemble des individus (consommateurs, clients, presse, salariés, particuliers, amis, famille…) autour d’un thème ou d’une célébration. Ils peuvent avoir un but lucratif ou non.
La communication événementielle permet de créer ou d’organiser un événement pour le compte d’une entreprise privée, d’un particulier, d’une institution publique.

Accueil evenementiel

Les évènements d’entreprise

A l’interne, la direction d’une entreprise peut recourir à diverses manifestations pour informer, motiver son personnel, fidéliser ses collaborateurs : assemblée générale, conférence, séminaire, voyage pour stimuler et récompenser les personnels qui ont atteint leurs objectifs, challenge sportif destiné à développer une cohésion d'équipe...
A l’externe, l’entreprise peut vouloir démontrer son dynamisme, booster ses ventes, modifier son image, informer ses clients, lancer un produit, promouvoir sa notoriété. Elle va alors suivre une  stratégie de communication pour convaincre, séduire : congrès, colloque, foire, manifestation grand public, exposition ou salon professionnel permettent des prises de contact direct et une prospection de nouvelles cibles. Les opérations de parrainage, sponsoring ou mécénat sont des évènements qui positionnent la marque auprès du public et dont les retombées financières ne sont généralement pas négligeables.

Les évènements privés

Ce sont les anniversaires, mariages, naissances…

Les évènements publics

Ils revêtent un caractère culturel, artistique, politique, festif comme les festivals, les journées du patrimoine, les commémorations, les célébrations religieuses, les carnavals, les concerts, les compétitions sportives…

Qu’est-ce qu’un évènement incentive ? C’est un évènement qui stimule la productivité du personnel dans un cadre ludique extra-professionnel. La motivation par la récompense !

Dans notre académie

L’événementiel participe au développement touristique et économique de notre région avec nombre d’évènements internationaux, privés, grand public ou institutionnels, galas, séminaires, congrès…

La Côte d’Azur est un pôle mondial du tourisme d’affaires et de congrès avec 400 manifestations par an, 500 000 congressistes, 500 salles de séminaires, 30 lieux événementiels.
C’est le 2ème aéroport français d’aviation d’affaires, 1ère ligne d’hélicoptère en Europe, 1er pôle français pour l’hôtellerie de luxe, 2e offre de palais des congrès après Paris, 1ère technopole européenne, 1er site d’accueil français des centres de recherche et développement internationaux.

L’événementiel culturel, artistique, sportif est particulièrement riche avec des festivals et manifestations qui séduisent chaque année des millions de touristes : festival de Cannes, festival de jazz, grand prix de Monaco, carnaval…

cannes palais

Un secteur qui s’est professionnalisé

Afin de s’assurer du bon déroulement et du succès d’un évènement, on fait appel à des professionnels pour la communication, la création, le pilotage, la production et la logistique de manifestations dont les normes de sécurité et d’accessibilité sont de plus en plus règlementées…

  • Les grands sièges d’entreprises ont un département événementiel rattaché à la direction marketing ou communication.
  • Les grands hôtels, avec leurs salons équipés d’une excellente sonorisation, proposent leurs services et personnels pour des séminaires ou des célébrations.
  • Les agences événementielles identifient les besoins du client et le conseillent selon ses attentes et son budget. Elles planifient la réalisation de l’évènement, établissent des devis, recherchent et sélectionnent les prestataires, les fournisseurs, les lieux pour l’accueil, la restauration, la location de matériel, la sonorisation de la salle, l’installation d’écrans vidéo, les effets spéciaux, la décoration, la mise en lumière, l’animation, la musique… Elles contrôlent le déroulement et la mise en place des paramètres artistiques, économiques, techniques, matériels et humains en conformité avec le cahier des charges de l’évènement confié.

Trois grands marchés de l’événementiel : congrès et conventions d’affaires, manifestations culturelles sportives ou politiques, salons à destination des professionnels ou du grand public.

Pour un congrès : établir un budget global, contrôler les coûts, s’occuper de la logistique et de la coordination générale, enregistrer les participants, gérer les hébergements, éditer les actes du congrès, gérer le programme, les excursions en pré et post congrès.

Pour des expositions et salons : mettre à disposition des exposants les équipements techniques, le personnel d’accueil et de sécurité, assurer la restauration, rechercher des sponsors.

cannes montage

Métiers

Les métiers dans l’événementiel demandent des compétences en management, communication, marketing, gestion. Polyvalence exigée, dynamisme, sens du commerce.

Assistante commerciale événementiel
Rédige certains outils de promotion en collaboration avec le marketing, prend en charge la gestion administrative et logistique de petits événements, gère les réservations hôtelières, organise les déplacements, s’occupe de la signalétique de certains évènements.
Bac+2/+3 dans la communication, le commerce

Chargé de projet événementiel
Conçoit un évènement pour le compte d’un client ou pour son entreprise. Chef d’orchestre, il budgétise, planifie, coordonne, contrôle le suivi de l’évènement à venir. Il est garant de la réussite technique et économique de l’opération. Travaille généralement avec une équipe qu’il manage.
Master Information communication, Management

Directeur d’agence événementielle
Planifie et dirige les activités de l’agence. Anime la politique de communication, entretient des relations avec des acteurs locaux et partenaires, élabore ou répond à des appels d’offre, réalise le suivi administratif, budgétaire et comptable, définit la politique marketing de l’agence.
Master management, diplôme d’écoles de commerce + années d’expérience

Éclairagiste événementiel
Compose la scénographie des jeux de lumière sur un spectacle.
BTS Métiers de l’audiovisuel

Directeur d’exploitation d’un centre de congrès
A des missions d’ordre technique, financier, juridique et opérationnel : gestion fonctionnelle de la structure, coordination et organisation de grandes manifestations, élaboration d’indicateurs de performance et d’évaluation, veille juridique et économique sur les contrats, élaboration d’une stratégie commerciale pour développer l’activité économique de la stucture.
Master management, diplôme d’écoles de commerce + années d’expérience

Hôtesse d’accueil
Premier contact, elle représente l’image du lieu. Accueille, renseigne, oriente les visiteurs, veille à leur confort.
Bac pro Accueil-relation clients et usagers, MC Accueil réception

Organisateur de business events
Organise des évènements professionnels en B to B ou en B to C permettant aux entreprises des échanges commerciaux et des recherches de partenaires : promotion et gestion de l’évènement, cocktail, repas, hébergement, conférence, colloque, séminaire, convention, voyage, inventive.
Diplôme d’école de commerce, master en information communication

Organisateur d'évènements sportifs
Planifie les compétitions ou rencontres sportives, recherche des partenaires et sponsors, assure la promotion, gère l’administratif et la logistique.
Master STAPS spécialité management du sport

Organisateur de soirées
Anniversaire, mariage, retraite… il s’occupe de tout. Gère un budget, s’occupe
de la préparation technique (régie, son, lumière..), négocie avec les fournisseurs, manage une équipe.
Bac + 2 /+3 dans le secteur du commerce, de la communication

Responsable de projets culturels
Il programme des manifestations (spectacle, exposition, festival…) dont il suit la réalisation de A à Z : expertise des coûts de réalisation, recherche de financements, de partenaires, négociation des assurances, promotion de l’évènement, élaboration de plaquettes, d’affiches, rédaction de communiqués de presse…
Master management des organisations

Wedding planner
Il conseille et accompagne les futurs mariés dans l’organisation de leur mariage afin qu’il corresponde le mieux à leurs attentes. Il prévoit un planning, un budget, trouve les meilleurs prestataires pour la décoration, l’animation, la restauration, les photos, gère les imprévus…
Formations dans la communication 

Formations

 

Formations commerciales

BTS Management des unités commerciales
Lycées Renoir Cagnes sur Mer, Stanislas Cannes, Amiral de Grasse, Calmette Nice, Jean Moulin Draguignan, Jean Aicard Hyères, Beaussier La Seyne sur mer, Marie-France Toulon
Faculté des métiers Cannes, UFA St Vincent de Paul, CFA La Valette

BTS Négociation relation client
Lycées Audiberti Antibes, Parc Impérial Nice, Les Palmiers Nice, St Vincent de Paul Nice, St Exupéry St Raphaël, Dumont d’Urville Toulon
CFA La Valette

DUT Techniques de commercialisation
IUT Nice Côte d’Azur sites de Nice et de Cannes, IUT de Toulon

 

Formations touristiques

Bac pro Accueil-relation clients et usagers
Lycées Dolle Antibes, Escoffier Cagnes-sur-Mer, Les Côteaux Cannes, Les Fauvettes Cannes, Croisset Grasse, Valéry Menton, Les Palmiers Nice, Magnan Nice, St Vincent de Paul Nice, de la Montagne Valdeblore, Raynouard Brignoles, Draguignan Blum, du Golfe de St Tropez Gassin, Maintenon Hyères, Golf-Hôtel Hyères, St Exupéry St Raphaël, La Coudoulière Six Fours les Plages, Parc St Jean Toulon, Claret Toulon, Marie France Toulon
CFA St Maximin, CFA La Valette

Master Tourisme spécialité management du tourisme durable
Université de Toulon

Master Tourisme spécialité e-tourisme
Université de Nice Sophia Antipolis

MC Accueil réception
Faculté des métiers Cannes

 

Formations en management

Licence pro gestion de projets et structures artistiques et  culturelles
Université de Toulon

Master Management spécialité communication organisationnelle
IAE Nice

Master Management spécialité management de l’art et tourisme culturel
IAE Nice

Master Management spécialité management du sport
IAE Nice

Master Management spécialité marketing
IAE Nice

Diplômes d’Écoles de commerce
Kedge Business School, IDRAC, IPAG, EDHEC, SKEMA

 

Formations dans la communication

BTS Communication
Lycée du Parc Impérial Nice

DUT Information communication option communication des organisations
IUT Nice Côte d’Azur Site de Sophia Antipolis

Licence Information communication
Université de Nice Sophia Antipolis, Université de Toulon

Licence professionnelle Activités et techniques de communication spécialité communication événementielle
IUT Nice Côte d’Azur Site de Sophia Antipolis

Master Information et Communication spécialité événementiel, médiation et ingénierie de la culture : muséologie, arts actuels et patrimoine
Université de Nice Sophia Antipolis

Master Information Communication spécialité communications et cultures organisationnelles, stratégies d’images
Université de Nice Sophia Antipolis

Une passionnée d’événementiel, responsable de manifestations

Quel est votre parcours ?

Après une classe prépa en maths et un BTS Commerce international, j’ai fait un BTS Communication avec un stage dans l’événementiel à Acropolis (participation à l’organisation d’un sommet franco-américain, à des congrès médicaux). C’est une voie qui m’a plue. J’ai alors travaillé un an et demi comme régisseuse des manifestations au Parc des expositions à Metz, géré par GL Events. C’est un métier multifonctions qui consiste surtout à résoudre dans l’urgence toutes sortes de problèmes matériels (timing à respecter, électricité qui flanche…).

Après cette expérience, j’aspirais à des fonctions différentes : moins de tâches d’exécution, plus de créativité, de recherche d’idées, envie de mener un projet de bout en bout. Je travaille donc depuis quelques mois à l’office de tourisme de Cagnes sur Mer comme responsable des manifestations.

Quelles sont vos missions ?

Je me suis imprégnée dans un premier temps de la ville, de sa culture, de son événementiel. Un responsable des manifestations est là pour faire plaisir aux touristes, aux habitants, aux commerçants.

Avec un budget que je dois tenir, je contacte des intervenants qui vont participer aux divers évènements : fête de la Saint- Pierre, podiums musicaux, édition des arts de la rue… Le programme est à réadapter chaque année.

Je coordonne le travail des personnes qui participent au déroulement de ces fêtes. Je dois faire en sorte que tout se passe parfaitement pour les touristes et les prestataires : je gère donc les coulisses des manifestations, j’ai les yeux et les oreilles partout, je suis à l’affut du moindre grain de sable qui pourrait faire dérailler la machine (amener les repas à l’heure pour les intervenants, changer les animations de place si la pluie s’invite à la fête…). Je fais un débriefing très rapidement car un évènement se monte juste après l’avoir terminé !

Quelles qualités exige ce métier ?

Il faut aimer le contact avec les gens car on travaille en lien avec les autres (bénévoles, associations, services municipaux, entreprises privées). Il faut être à l’écoute et se montrer diplomate car toutes ces personnes ne se gèrent pas de la même façon. Il faut veiller à ne froisser personne et avoir de l’humilité : on apprend beaucoup des autres et de leur expérience.

C’est un métier passionnant, pas routinier mais qui demande beaucoup de disponibilité. Je n’ai pas d’horaires fixes et je travaille les jours où les gens s’amusent. Mon salaire ? Aux alentours de 2000 euros nets/mois.

Marine Krenc, Responsable des Manifestations à l’Office de tourisme de Cagnes sur Mer. Propos recueillis en mai 2012

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